Pokud se rozhodnete využívat některý z nástrojů pro email marketing, na začátku Vás vždy bude čekat naplnění kontaktů do databáze. V Clipsanu je pro Vás připraveno několik variant, jak kontakty naimportovat.

V případě, že už svoji databázi kontaktů máte vedenou v Excelu nebo CSV, nebo je budete exportovat z jiného zdroje, je pro Vás výhodné pro import zvolit možnost „Import kontaktů z Excelu“.

V tomto návodu se budeme věnovat situaci, kdy zatím své kontakty nemáte nijak zvlášť uspořádány ani vedeny a přesto je budete je chtít naimportovat do Clipsanu.

Import kontaktů z textu

Tento postup umožňuje import kontaktů z různých zdrojů, takže ho použijete v případě, kdy nemáte své kontakty na jednom místě (např. v Excelu), ale vlastně je budete kopírovat z různých míst. V tomto případě budete zkopírované kontakty vkládat do připraveného pole. Anebo máte možnost využít připravené šablony v Clipsanu a kontakty do ní vložit.

Import z textu využijeme tehdy, když u svých kontaktů v databázi evidujeme maximálně těchto 5 hodnot: email, jméno, pohlaví, telefon a oslovení případně méně. Pořadí těchto hodnot je pevně dané a je potřeba ho dodržet, aby import proběhl do těch správných políček.

Před započetím importu doporučujeme kontakty ještě roztřídit do různých skupin. Později se Vám s nimi bude lépe pracovat a budete moci své emaily lépe směrovat. Ve zkušebním provozu máte od nás připravené dvě skupiny a to „Zákazníci“ a „Potenciální zákazníci“. Záleží na Vás, jestli je využijete, případně si vytvoříte jiné, které budou lépe vyhovovat Vašim potřebám. Každou skupinu tedy importujte zvlášť a označte správnou skupinou už při importu. Ušetříte tím spoustu času.

Jak na to prakticky

Máte na výběr ze dvou možností. Ukážeme si obě.

Postupné doplňování

V prvním případě budeme importovat kontakty, které nemáme v žádném souboru, ale vybíráme je například z Outlooku. Najdeme v naší poště kontakt a zkopírujeme ho do okna importu.

Příklad: známe email a jméno pana Testa.

test3@test.cz, Martin Test

Přejdeme na „Import nových kontaktů“, vybereme „Import z textu“. Do připraveného okna vkládejte jednotlivé kontakty pod sebe, dodržte však pořadí vkládaných dat. Jako první musí být vždy email, dále pak jméno, pohlaví, telefon a oslovení.

Protože nám stačí uložit si do databáze pouze email, jméno a oslovení, bude zápis vypadat takto:

databaze3
Vyplnění údajů při importu z textu

Mezi jménem a oslovením by mělo být ještě pohlaví a telefonní číslo. Protože ho nebudeme vyplňovat, uděláme pouze čárku a pokračujeme dalším údajem. Proto tři čárky.

Hromadné kopírování

Druhou variantou je, připravit si Excel, a do něj si z různých zdrojů nashromáždit údaje o kontaktech. Opět je potřeba dodržet pořadí jednotlivých údajů a to email, jméno, pohlaví, telefon a oslovení. Pokud nějaký údaj nemáte, nevadí, prostě necháte pole prázdné.

databaze 1
Databáze připravená k importu

Pro usnadnění jsme Vám připravili šablonu, pokud by se Vám nechtělo tabulku tvořit. Stáhněte si ji tady.

Až budete mít vše pohromadě, jednoduše všechny údaje zkopírujete (CTRL+C) a vložíte (CTRL+V) do importovacího okna, vyberete příslušnou skupinu a kontakty naimportujete.

Import z textu
Import z textu

Rady a tipy pro import kontaktů

  1. Kontakty si vždy předem roztřiďte do skupin, abyste mohli své zákazníky oslovovat cíleně a posílat informace šité na míru.
  2. V rámci každé skupiny můžete kontakty ještě více členit pomocí štítků. Například ve skupině „Zákazníci“ si můžete ještě oštítkovat ty nejlepší zákazníky jako „VIP“ a těm posílat ještě lepší nabídku než ostatním.
  3. Pokud u všech kontaktů už při importu nezadáváte oslovení, je vhodné doplnit jim oslovení ručně. Každý email, který obsahuje oslovení, vypadá důvěryhodněji a na příjemce lépe působí. Nezáleží na tom, jestli budete oslovovat „Martine“ nebo „pane Nováku“. Zařazení kontaktů provedete pomocí tlačítka „Zařaď kontakty“.
  4. Ke každému kontaktu se můžete kdykoliv vrátit a doplnit či upravit některou z hodnot.

Comments

  1. Pingback: Import kontaktů z Excelu - Nápověda Clipsan.com

  2. Pingback: První krůčky v Clipsanu - Centrum podpory pro Clipsan

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *