Automatizace pozvánek na akci

Webinář, seminář na živo, školení, prezentace, networking nebo další typy akcí. Vždy je potřeba získat registraci od zájemců a dostatečně je informovat před začátkem akce i připomenout se jim po jejím skončení. Pojďme si to tedy usnadnit a celý proces zautomatizovat. V Clipsanu k tomu můžete použít automat typu „Pozvánka“. Snadno si ho uzpůsobíte podle svých potřeb.

Automat můžete kromě online seminářů využít také, pokud pořádáte živé akce. V textu jednotlivých emailů pak nebudou například odkazy na stránku, kde bude webinář probíhat, ale bude obsahovat odkaz na stránku s formulářem, kam mohou zájemci předem vkládat dotazy přednášejícím. V posledním emailu před akcí je dobré uvést organizační informace ohledně času příjezdu, možnostech dopravy a další.

Z pohledu návštěvníka, zákazníka

Návštěvník nebo kontakt přijde na stránku, kde najde informace o akci – webináři, semináři apod. Pokud bude mít zájem se přihlásit, tak vyplní registrační formulář. Dostane se tak do Vaší databáze a automaticky se zařadí do příslušné skupiny a případně se označí štítkem. Po odeslání formuláře se mu zobrazí děkovací stránka a na uvedený email přijde děkovací zpráva.

Další zprávu dostane jeden den před webinářem nebo několik dní před samotnou akcí. V té se dozví technické informace – co potřebuje k připojení, adresu apod. Následující zprávou bude samotná připomínka těsně před startem – u webináře je to hodina, u živé akce jeden den. Zákazník se dostaví a užije si prezentaci nebo cokoliv jiného, co pro něj připravíte. Den po akci mu přijde poslední email s poděkováním a připomenutím nabídky, kterou jste mu udělali.

Jak automat vytvořit

Vše se odvíjí od termínu akce, takže vycházíme z toho, že  víte datum a čas začátku. Přejděte na záložku Automaty a klikněte na vytvoření nového automatu. Vyberte typ automatu Pozvánka. Ten se liší od ostatních typů hlavně tím, že si nastavujete konkrétní datum a čas, kdy má krok/zpráva odejít. Automat vytvořte a můžete přejít k tvorbě jednotlivých zpráv, které budou odesílány účastníkům.

Počet zpráv/kroků závisí na tom, jaká doba je mezi zveřejněním nabídky k registraci a samotným konáním. Pokud je to dva nebo tři dny, vystačíte si se 3 kroky.  Pokud je to více než týden, je dobré alespoň dvakrát připomenout. Ale pozor, všeho moc škodí, ať zájemce neodradíte ještě před začátkem. Na konci tohoto návodu naleznete příklad se čtyřmi emailovými zprávami, který můžete ihned použít.

Kliknutím na tlačítko začněte tvořit první zprávu. Poté co vyplníte předmět a tělo zprávy, tak nechejte termín odeslání prázdný. To zaručí, že první zprávu dostane zákazník ihned po vyplnění a odeslání formuláře. Zprávu uložte a můžete začít tvořit další krok. Opět vyplňte předmět a tělo zprávy, jako termín odeslání napište přesný datum a čas tj. např. hodina před začátkem webináře nebo den před začátkem živého semináře. Zprávu uložte a základní automat máte vytvořen. Nyní jej můžete vyšperkovat o další krok – poděkování za účast, zaslání záznamu nebo materiálů z akce a připomenutí nabídky, kterou máte pro účastníky připravenou.

Teď už potřebujete jen zveřejnit informace o akci a začít zvát účastníky. K tomu slouží formulář na stránky. Na záložce Formuláře na kontakty si vytvořte nový formulář. U něj si nastavíte skupinu, do které mají nové kontakty padat, a případně štítek, kterým mají být účastníci označeni, abyste je mohli lépe dohledat. Zvolte vytvořený automat a zadejte URL adresu děkovací stránky. Nyní již formulář můžete vložit na své stránky. (V případě, že máte v Clipsanu aktivované Zachytávací stránky, starost se vkládáním formuláře do stránek Vám odpadá.)

Pokud by se náhodou stalo, že se zájemce přihlásí po odeslání prvních emailů, nic se neděje. Vy se sami rozhodnete, jestli mu odejdou všechny předešlé emaily nebo pouze ty následující. U každého kroku můžete zaškrtnout, že chcete, aby byl odeslán vždy – i když už termín odeslání proběhl. Pokud se tedy někdo přihlásí například v den konání akce, dostane pouze email s potvrzením o registraci a dále mu přijdou pouze informace o začátku nebo instrukce a adresa konání.

Potřebujete rychle informovat účastníky o nějaké změně nebo je později dohledat? Všem přihlášeným zájemcům můžete kdykoliv před akcí nebo po ní poslat hromadnou zprávu, stačí jako příjemce zvolit daný automat.

Tip: Pokud budete pořádat další podobný seminář, ať už online nebo živě, automat nemusíte vždy tvořit znovu, máte možnost ho celý jedním kliknutím duplikovat a pouze upravit termíny odesílání.

Příklad pozvánky na webinář

Pro lepší představu jsme připravili konkrétní příklad automatu, jehož zprávy klidně můžete použít i pro svoji pozvánku. Jedná se o pozvánku na webinář. Připravili jsme tedy 4 kroky, a to: poděkování za zájem o webinář, dále pak připomenutí jeden den před a hodinu před a poděkování za účast po jeho skončení. První email tedy obdrží zájemce obratem po registraci, další tři potom v předem stanovených dnech a časech.

Zpráva č. 1 – Po vyplnění formuláře

Předmět emailu:
Děkujeme za Váš zájem o Webinář Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky

Tělo emailu:

Dobrý den Tomáši,
děkujeme za Váš zájem o webinář Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky.
Ten se uskuteční 4. 3. 2020 od 20 hodin. Pokud budete mít zájem, připravte si dotazy, které Vám naši hosté rádi zodpoví.
Těšíme se na Vás.
Za tým Clipsan
Petra Langová

Zpráva č. 2 – Den před začátkem webináře

Předmět emailu:
Webinář Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky zítra večer 

Tělo emailu:

Dobrý den Tomáši,
zítra večer, tedy 4. 3. 2020, se od 20 hodin uskuteční webinář věnovaný email marketingu pod názvem „Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky“, na který evidujeme Vaši registraci.
Hodinu před začátkem vysílání Vám zašleme emailem odkaz na stránku, kde budete moci webinář sledovat, a zároveň už teď máte možnost pokládat dotazy prezentujícím.
Pro spuštění webináře nepotřebujete žádné technické vybavení.
Těšíme se na Vás.
Za tým Clipsan
Petra Langová

Zpráva č. 3 – Hodinu před začátkem webináře

Předmět emailu:
Webinář Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky už za hodinu

Tělo emailu:

Dobrý den Tomáši,
dnes večer, tedy 4. 3. 2020, se od 20 hodin uskuteční webinář věnovaný email marketingu pod názvem „Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky“, na který evidujeme Vaši registraci.
Zde je odkaz na připojení k webináři
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pro spuštění webináře nepotřebujete žádné technické vybavení. Své dotazy k tématu můžete vkládat do komentářů pod videem.
Těšíme se na Vás.
Za tým Clipsan
Petra Langová

Zpráva č. 4 – Poděkování za účast

Předmět emailu:
Děkujeme za účast na webináři

Tělo emailu:

Dobrý den Tomáši,
děkujeme za účast na webináři Jak efektivně komunikovat se svými zákazníky.
Záznam z webináře naleznete po omezenou dobu na tomto odkaze:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Využijte speciální nabídky pro Vás jako účastníka webináře, klikněte a stáhněte si náš ebook o email marketingu.
Přejeme Vám spoustu úspěchů.
Za tým Clipsan
Petra Langová